Le décret n° 2024-659, applicable depuis le 1er janvier 2025, a redistribué les cartes du contrôle des comptes de gestion. Un professionnel qualifié externe, désigné dès le jugement d’ouverture, remplace le juge dans l’examen annuel des comptes et pièces justificatives. Pour les MJPM qui travaillent sur Mon Proxima, cette réforme impose un niveau de rigueur documentaire que le logiciel peut absorber, à condition de paramétrer correctement ses modules.
Décret n° 2024-659 et traçabilité dans Mon Proxima : ce qui change concrètement
Le contrôle externalisé signifie qu’un tiers, inscrit sur la liste du procureur de la République, accède désormais aux comptes de gestion et aux justificatifs de chaque mesure. Ce professionnel n’a ni la tolérance ni le manque de temps d’un greffe surchargé. Chaque mouvement bancaire doit être rattaché à la mesure concernée, avec le justificatif correspondant indexé dans la GED.
Le calendrier est lui aussi harmonisé : exercice du 1er janvier au 31 décembre, transmission du compte avant le 31 décembre de l’année suivante. Pour un portefeuille de plusieurs dizaines de mesures, ce rythme annuel standardisé supprime la dispersion des échéances mais concentre la charge sur un trimestre.
Mon Proxima gère cette contrainte via son système d’alertes d’échéances. Nous recommandons de paramétrer une alerte à trois mois, puis à un mois de la date butoir, pour chaque mesure. Le rappel automatique ne remplace pas la vérification humaine, mais il empêche l’oubli pur et simple d’un dossier en fin de liste.
Télétransmission bancaire et GED : structurer le dossier pour le contrôleur externe
La télétransmission bancaire automatisée reste le module qui génère le gain de temps le plus tangible. Les écritures remontent directement dans Proxima, supprimant la saisie manuelle des relevés. Le point critique se situe en aval : le rapprochement entre l’écriture bancaire et la pièce justificative scannée.
Rattachement systématique des justificatifs
Un contrôleur externe va chercher la cohérence entre trois éléments : le mouvement bancaire, le justificatif (facture, ordonnance, avis d’imposition) et la mesure de protection. Dans Mon Proxima, la GED intégrée permet de stocker et d’indexer chaque document par mesure. Un justificatif non rattaché à sa mesure équivaut à un justificatif manquant aux yeux du contrôleur.
La routine à adopter est simple : scanner ou importer le document le jour de sa réception, l’associer immédiatement à la mesure et à l’écriture bancaire correspondante. Différer cette opération de quelques jours crée un stock de documents orphelins difficile à résorber en fin d’exercice.
Nommage et classement des fichiers
Proxima accepte la plupart des formats courants, mais le nommage reste à la charge de l’utilisateur. Nous observons que les MJPM les plus efficaces appliquent une convention stricte : date (AAAA-MM-JJ), nom du majeur protégé, type de document. Cette discipline facilite la recherche ultérieure et réduit le temps de préparation du compte de gestion.
Comptes de gestion automatisés dans Proxima : fiabilité et points de vigilance
Mon Proxima automatise la génération du compte de gestion annuel à partir des écritures enregistrées. Le document produit respecte le format attendu par les juridictions. Cette automatisation fait gagner un temps considérable, mais elle ne dispense pas d’un contrôle ligne par ligne avant transmission.
Les erreurs les plus fréquentes ne viennent pas du logiciel. Elles proviennent d’une mauvaise catégorisation initiale : une dépense alimentaire classée en frais médicaux, un virement interne comptabilisé comme une sortie de fonds. L’automatisation amplifie les erreurs de saisie autant qu’elle accélère le travail correct.
- Vérifier la catégorisation de chaque écriture au moment de la saisie, pas en fin d’exercice quand le contexte est oublié.
- Contrôler le solde affiché par Proxima contre le relevé bancaire réel au moins une fois par mois pour détecter les écarts avant qu’ils ne s’accumulent.
- Exporter un brouillon du compte de gestion au trimestre pour repérer les anomalies de classement sur un volume réduit.
Ce contrôle trimestriel, qui prend une à deux heures par mesure, évite la semaine entière de corrections en décembre.
Mon Proxima et suivi des échéances légales : paramétrage des alertes par type de mesure
Tutelle, curatelle renforcée, habilitation familiale : chaque régime de protection implique des obligations de reporting différentes. Le paramétrage des alertes doit refléter le type de mesure, pas un calendrier générique appliqué à l’ensemble du portefeuille.
Proxima permet de configurer des rappels personnalisés par dossier. Pour une tutelle avec gestion complète du patrimoine, les échéances incluent le compte de gestion annuel, le renouvellement de la mesure, les autorisations spéciales du juge pour certains actes de disposition. Pour une curatelle simple, le périmètre est plus restreint.
Renouvellements et révisions de mesure
Le renouvellement d’une mesure de protection nécessite un rapport circonstancié, souvent plusieurs mois avant l’audience. Paramétrer une alerte à six mois de l’échéance laisse le temps de rassembler les éléments médicaux et sociaux, de solliciter le certificat médical circonstancié et de préparer le rapport au juge.
Nous recommandons de créer dans Proxima un type d’alerte distinct pour les renouvellements, séparé des alertes financières. Mélanger les deux dans un même flux de notifications noie l’information critique dans le bruit quotidien des échéances comptables.
Sécurité des données personnelles des majeurs protégés sur Mon Proxima
Les dossiers de mesures de protection contiennent des données de santé, des informations patrimoniales et des éléments d’état civil. La plateforme Mon Proxima stocke ces données sur des serveurs sécurisés, mais la responsabilité du mandataire ne s’arrête pas au choix du logiciel.
- Configurer une authentification forte (mot de passe complexe et, si disponible, double authentification) pour chaque compte utilisateur.
- Limiter les droits d’accès des collaborateurs aux seules mesures qu’ils suivent, en utilisant la gestion des profils de Proxima.
- Ne jamais exporter de données sensibles vers un support non chiffré (clé USB, tableur partagé par mail).
La fuite de données d’un majeur protégé engage la responsabilité professionnelle du MJPM, indépendamment de toute faille logicielle. Le paramétrage des accès dans Proxima constitue la première ligne de défense, pas un détail technique à reporter.
Le passage au contrôle externalisé des comptes de gestion place la qualité du dossier numérique au centre de la pratique du mandataire. Mon Proxima fournit les outils, mais c’est la rigueur du paramétrage initial et la constance des routines de saisie qui déterminent si le logiciel fait gagner du temps ou en fait perdre lors du contrôle annuel.
